Automatización de procesos en Benidorm
Benidorm es de los pocos destinos de playa españoles donde enero también factura: británicos, nórdicos, programas de mayores, congresos y puentes van rellenando el calendario. Lo que no tiene continuidad es la plantilla. Y un proceso que solo sabe hacer quien lleva quince temporadas se convierte en un agujero cada vez que ese puesto cambia de manos.
01Un destino que no cierra en invierno
La ciudad concentra hoteles de gran capacidad, muchos de cadenas nacidas aquí, junto a miles de apartamentos turísticos gestionados por agencias, restauración de alto volumen, ocio y parques temáticos en el entorno. Detrás hay una industria auxiliar que casi nadie ve: lavanderías industriales, distribución de alimentación y bebida, mantenimiento de climatización y piscinas, control de plagas y transporte discrecional para excursiones. Y una ciudad vertical significa además centenares de comunidades de propietarios con su administrador de fincas.
02La rotación se paga en papeleo
Cada entrada y cada salida de personal arrastra contrato, comunicación con la gestoría, uniforme y taquilla, usuario en el sistema de reservas y en el TPV, formación en el protocolo de la casa y un cuadrante que hay que rehacer. Cuando eso pasa varias veces al mes durante media temporada, el coste real no está en la nómina: está en las horas de jefatura y de administración que se van repitiendo el mismo trámite.
03El papeleo que genera una ocupación alta
- Comunicación del registro de viajeros, huésped a huésped, en cada entrada
- Cuadre de cobros entre el motor de reservas, las OTAs, el TPV y el banco
- Revisión de liquidaciones y comisiones de agencias y turoperadores
- Partes de incidencia de habitación: de gobernanta a mantenimiento y vuelta
- Pedidos a proveedores de alimentación y control de escandallos y mermas
- Respuestas a reseñas y correos de cliente en inglés, neerlandés o noruego
04Ver la recepción a las once de la mañana
Un proceso hotelero no se entiende del todo en una videollamada: hay que ver la entrada de un grupo, el office y el mostrador en hora punta, que es cuando aparecen los atajos que nadie cuenta en una reunión. Desde Elche son tres cuartos de hora por la AP-7, de modo que plantarse allí en el momento en que duele no es ninguna heroicidad. Oficina en Benidorm no tenemos, y para esto no hace ninguna falta.
Ejemplo simulado
Un hotel que cuadra la liquidación del turoperador
Hoy
Cada mes llega la liquidación de la agencia y alguien la compara línea a línea con las estancias del sistema: noches que no aparecen, comisiones aplicadas de más, cambios de habitación que nadie repercutió. Se revisa lo que da tiempo a revisar y el resto se da por bueno.
Automatizado
El fichero de la agencia se cruza con las reservas registradas y solo salen a la vista las diferencias, con el importe y la reserva señalados. Reclamar deja de depender de cuántas líneas aguante mirar una persona un viernes por la tarde.
Es un ejemplo ilustrativo, no un caso de cliente. No publicamos casos reales hasta tener autorización expresa para hacerlo.
Preguntas
Dudas frecuentes
En temporada alta no tenemos un minuto. ¿Cuándo se hace todo esto?
El análisis se hace cuando el hotel respira, pero mirando lo que ocurrió en el pico: cuadrantes, incidencias y cuadres del mes peor. La puesta en marcha se planifica para que llegue rodada antes de la siguiente subida de ocupación. Lo que no hay forma de evitar son unas cuantas horas de quien conoce el proceso de verdad.
¿Os podéis conectar con nuestro PMS y con el channel manager?
Depende de lo que ese software deje hacer, y es lo primero que se mira. Muchos tienen API o exportaciones programadas; con otros hay que trabajar sobre los informes que emiten. Se verifica durante el análisis y antes de dar ningún precio, porque de ahí depende que el proyecto tenga sentido o no lo tenga.
¿La IA va a atender a los clientes en recepción?
No. Lo que se automatiza bien es lo de detrás: preparar el borrador de respuesta a una reseña o a un correo, hacer llegar la incidencia al departamento que toca, tener la ficha del grupo lista antes de que baje del autocar. El mostrador es donde un hotel se juega la valoración y ahí sobra un robot.
Siguiente paso
¿Te suena de tu empresa?
Cuéntanos el proceso con tus palabras. Te respondemos con las preguntas concretas que hagan falta para entenderlo, y si tiene sentido, con una propuesta cerrada.
- Sin compromiso y sin coste
- Te respondemos con preguntas, no con un catálogo
- Si no lo vemos claro, te lo decimos