Contabilización automática de facturas con IA

El sistema vigila el buzón o la carpeta donde entran las facturas, detecta cada documento y lo lee, venga en PDF nativo, escaneado o foto. Esa lectura automática de facturas no se queda en pasar la imagen a texto: la extracción de datos de facturas con IA identifica qué es cada cosa —proveedor, NIF, número, fecha, bases imponibles, tipos y cuotas de IVA, retención y total— aunque cada proveedor lo coloque en un sitio distinto.

Con esos datos, el sistema comprueba que la factura es coherente (que las bases por el tipo dan la cuota, que la suma da el total, que no está ya registrada), la coteja con el pedido o el albarán si trabajas con ellos y propone el asiento con las cuentas que tu contable usaría. Si todo cuadra, la registra en tu programa. Si algo no cuadra, la aparta con el motivo escrito.

Si quieres entender por qué esto funciona mejor que el OCR con plantillas de hace unos años, lo explicamos en la guía OCR o IA para leer facturas: diferencias reales.

1. 01Recepción: las facturas llegan como ya llegan hoy (un buzón de correo, una carpeta compartida, el escáner de la oficina) y el sistema las recoge solas. No hace falta pedir nada distinto a los proveedores.
2. 02Separación y clasificación: si un PDF trae varias facturas o una factura con anexos, se separan. Se distingue factura, abono, albarán o ticket, y en una asesoría se asigna cada documento a su cliente.
3. 03Reconocimiento automático de facturas: la IA extrae cabecera, líneas, bases, tipos de IVA, recargo de equivalencia y retenciones, e indica en qué campos tiene dudas.
4. 04Validaciones: NIF con formato válido, cuadre aritmético, fecha dentro del periodo abierto, número de factura no repetido para ese proveedor y, si aplica, cotejo con pedido o albarán.
5. 05Propuesta de asiento: subcuenta del proveedor, cuenta de gasto según el histórico y las reglas que acordemos contigo, IVA soportado deducible o no, retención a cuenta y fecha de registro.
6. 06Registro: el asiento entra en tu programa por su API o mediante el fichero de importación que el programa admite, con el PDF enlazado o archivado junto a él.
7. 07Excepciones: lo que no supera alguna validación va a una bandeja de revisión con el documento, los datos leídos y el motivo. La persona corrige, aprueba y el sistema termina el trabajo.
8. 08Aprendizaje de reglas: cada corrección repetida ("este proveedor siempre va a la 628") se convierte en regla, para que la próxima vez no llegue a revisión.

Esta es la parte que decide si una automatización sirve o estorba. Cuando el importe no coincide con el pedido, el proveedor no está dado de alta, la suma no cuadra o el documento está ilegible, el flujo se detiene y avisa a una persona con el documento y el motivo concreto. Nunca inventa un dato para poder continuar.

La regla de diseño es sencilla: ante la duda, revisión. Preferimos que te lleguen unas cuantas facturas de más a la bandeja que una sola mal contabilizada sin que nadie la haya visto. Con el uso, las dudas recurrentes se convierten en reglas y la bandeja adelgaza, pero ese umbral lo decides tú.

La diferencia no está solo en el tiempo. Está en qué tipo de trabajo hace la persona: teclear todo, o revisar únicamente lo que el sistema no ha podido resolver.

Los tiempos son supuestos orientativos para que te hagas una idea, no resultados garantizados. Dependen de la calidad de los documentos, de cuántas líneas tenga cada factura y de lo parecidas que sean tus facturas entre sí. En el piloto los medimos con tus facturas reales antes de que decidas nada.

• Facturas de proveedor en PDF, escaneadas o fotografiadas
• Facturas con varios tipos de IVA, recargo de equivalencia o retención de IRPF
• Abonos y facturas rectificativas
• Albaranes de entrega para cotejo con la factura
• Tickets y gastos de empleados
• Facturas en formato Facturae y XML
• Documentos con varias páginas o varias facturas en un mismo PDF

Trabajamos con el programa que ya uses, por la vía que ese programa permita: API cuando existe, importación de ficheros cuando no. Estas son las vías habituales en los programas más usados en España:

Si usas A3 o Sage, tienes el detalle de cada vía en la guía cómo automatizar facturas de proveedores en A3 y Sage.

Si tu programa no admite ni API ni importación, te lo decimos antes de empezar, no después. Las vías y condiciones de cada fabricante pueden cambiar entre versiones: se confirman con tu versión concreta en el análisis.

Una factura lleva datos de terceros, importes y a veces datos personales de autónomos. Por eso dónde se procesan los documentos se decide contigo antes de empezar y queda en el contrato de encargado de tratamiento que exige el RGPD. Los documentos no salen hacia ningún servicio que no conozcas.

No publicamos tarifas porque dos proyectos de facturas se parecen poco entre sí. Lo que mueve el esfuerzo es esto:

La forma de trabajar es siempre la misma: vemos tu caso con facturas reales y te damos una propuesta cerrada, con alcance y plazo por escrito, antes de que te comprometas a nada.

• Volumen: cuántas facturas entran al mes y si llegan repartidas o de golpe.
• Número de proveedores y de formatos: no es lo mismo 20 proveedores fijos que 400 distintos, o PDF limpios que fotos y escaneos.
• Programa de destino y su vía de integración: una API bien documentada es más directa que generar ficheros de importación.
• Reglas de contabilización y excepciones: varios tipos de IVA, prorrata, retenciones, cotejo con pedidos, varias empresas o clientes.
• Dónde se procesan los documentos: lo que acordemos por escrito según tus requisitos de privacidad.
• Mantenimiento: ajustes de reglas, cambios en el programa contable y seguimiento de la bandeja de excepciones.

Se hace por fases para que nada cambie en tu contabilidad hasta que hayas visto que funciona. El plazo cerrado va en la propuesta, después de ver tus facturas, porque depende del programa y de la variedad de documentos:

Si quieres ver el proceso completo desde el punto de vista contable, lo contamos en cómo contabilizar facturas automáticamente, paso a paso.

1. 01Análisis: revisamos una muestra de facturas reales, tu plan de cuentas y cómo contabilizas hoy, y definimos reglas y excepciones.
2. 02Piloto con facturas reales: el sistema procesa facturas de verdad sin registrar nada; comparamos su propuesta con lo que haría tu contable y medimos cuántas pasarían sin tocar.
3. 03Puesta en marcha en paralelo, durante al menos un cierre de mes: el sistema registra y una persona revisa todo, hasta que los datos dan confianza.
4. 04Ajuste: se afinan reglas, se quitan revisiones que ya no aportan y queda funcionando con la bandeja de excepciones como único punto de trabajo manual.

• Cómo contabilizar facturas automáticamente: del correo al asiento.
• OCR frente a IA para leer facturas: plantillas frente a modelos actuales.
• Automatizar facturas de proveedores en A3 y Sage: vías de integración.
• Verifactu y la automatización de facturas: a quién afecta.
• Automatización para asesorías y gestorías: facturas de muchos clientes a la vez.