Automatizar facturas con inteligencia artificial
La factura de proveedor es el documento que más veces se teclea dos veces en una empresa española: una vez la lee quien la recibe y otra quien la contabiliza. Es también el proceso más fácil de automatizar con resultados medibles desde la primera semana.
01Qué hace exactamente
El sistema vigila el buzón donde entran las facturas, detecta el documento, lo lee —venga en PDF nativo, escaneado o foto— y extrae los campos que importan: proveedor, NIF, número, fecha, base imponible, IVA, retención y total. Después compara esos datos con el pedido o el albarán correspondiente y, si todo cuadra, deja la factura registrada en tu programa de gestión.
02Qué pasa cuando algo no cuadra
Esta es la parte que decide si una automatización sirve o estorba. Cuando el importe no coincide con el pedido, el proveedor no está dado de alta o el documento está ilegible, el flujo se detiene y avisa a una persona con el documento y el motivo concreto. Nunca inventa un dato para poder continuar.
03Documentos con los que funciona
- Facturas de proveedor en PDF, escaneadas o fotografiadas
- Albaranes de entrega para cotejo con la factura
- Tickets y gastos de empleados
- Facturas en formato Facturae y XML
- Documentos con varias páginas o varias facturas en un mismo PDF
04Con qué se integra
Con el programa que ya uses. Trabajamos habitualmente contra Sage, Holded, Odoo, A3, Contasol y ERP a medida, mediante API cuando existe y mediante importación de ficheros cuando no. Si tu programa no permite ninguna de las dos cosas, te lo decimos antes de empezar, no después.
Ejemplo simulado
Una asesoría con 400 facturas al mes
Hoy
Las facturas llegan por correo a lo largo del mes. Alguien las descarga, las renombra, las guarda en la carpeta del cliente y teclea los datos en el programa contable. Los días de cierre se acumulan y se trabaja a destajo.
Automatizado
Cada factura que entra se lee, se clasifica por cliente y se registra sola. Lo que llega a una persona son únicamente las excepciones: proveedores nuevos, importes que no cuadran y documentos ilegibles. El cierre deja de ser un pico de trabajo.
Es un ejemplo ilustrativo, no un caso de cliente. No publicamos casos reales hasta tener autorización expresa para hacerlo.
Preguntas
Dudas frecuentes
¿Funciona con facturas escaneadas o fotos de móvil?
Sí. Los modelos actuales de lectura de documentos leen bien escaneos y fotos siempre que el texto sea legible para una persona. Con documentos muy deteriorados o cortados el sistema marca la factura como dudosa y la pasa a revisión en lugar de arriesgarse.
¿Y si el proveedor cambia el formato de su factura?
No es un problema. A diferencia de los sistemas antiguos basados en plantillas por proveedor, la lectura con IA entiende el documento por su contenido, no por la posición de los campos. Un cambio de diseño no rompe el flujo.
¿Los datos de mis facturas salen de mi empresa?
Depende de la configuración que acordemos, y se decide antes de empezar. Se puede trabajar con modelos alojados en Europa, con acuerdos de no entrenamiento sobre tus datos, o con modelos ejecutados en tu propia infraestructura si el caso lo exige. Lo que no hacemos es enviar documentos a ningún sitio sin que lo sepas.
Siguiente paso
¿Te suena de tu empresa?
Cuéntanos el proceso con tus palabras. Te respondemos con las preguntas concretas que hagan falta para entenderlo, y si tiene sentido, con una propuesta cerrada.
- Sin compromiso y sin coste
- Te respondemos con preguntas, no con un catálogo
- Si no lo vemos claro, te lo decimos