IA y automatización para academias y centros de formación
Una academia vive de cuotas mensuales, y las cuotas mensuales generan un trabajo administrativo que se repite exactamente igual doce veces al año: quién ha pagado, quién no, a quién hay que reclamar y a quién avisar de que su hijo no ha ido.
01Septiembre, que es media facturación del curso
La matriculación se concentra en unas semanas y colapsa a quien esté en secretaría. Formularios en papel, datos que se teclean, grupos que se cuadran a mano y una lista de espera que se lleva en un cuaderno. Es el pico más previsible del año y casi nunca se prepara.
02Los impagos que se descubren tarde
Un recibo devuelto en octubre que nadie mira hasta diciembre son tres meses de clase dados sin cobrar. La conciliación de recibos con alumnos es puro cotejo de datos: la clase de tarea donde una automatización no se equivoca y una persona cansada sí.
03Lo que se automatiza en una academia
- Matrícula desde formulario, con el alumno ya creado en el sistema
- Emisión de cuotas y conciliación de recibos devueltos
- Aviso de impago escalonado, antes de que se acumulen meses
- Control de asistencia y aviso a familias por falta no justificada
- Comunicación de horarios, exámenes y cambios de aula
- Certificados y documentación de fin de curso
Ejemplo simulado
Una academia de idiomas con doce grupos
Hoy
Las matrículas de septiembre se pasan a mano del papel al programa. Los recibos devueltos los detecta el banco y alguien los revisa cuando se acuerda.
Automatizado
El formulario de matrícula crea al alumno y lo asigna a grupo según nivel y horario. El recibo devuelto genera aviso el mismo día, con la comunicación a la familia ya preparada.
Es un ejemplo ilustrativo, no un caso de cliente. No publicamos casos reales hasta tener autorización expresa para hacerlo.
Preguntas
Dudas frecuentes
¿Se puede avisar a las familias sin acabar en spam?
Se avisa de lo que afecta a esa familia concreta: una falta, un cambio de aula, un recibo. Ese tipo de mensaje se lee. Lo que no hacemos es montar envíos masivos periódicos, que es lo que hace que dejen de leerse todos los demás.
Damos formación bonificada por FUNDAE. ¿Entra ahí?
La documentación bonificada es de lo más repetitivo que existe y se puede preparar automáticamente a partir de los datos del curso y de los asistentes. La responsabilidad de lo que se comunica sigue siendo del centro, con revisión antes de enviar.
Siguiente paso
¿Te suena de tu empresa?
Cuéntanos el proceso con tus palabras. Te respondemos con las preguntas concretas que hagan falta para entenderlo, y si tiene sentido, con una propuesta cerrada.
- Sin compromiso y sin coste
- Te respondemos con preguntas, no con un catálogo
- Si no lo vemos claro, te lo decimos