Recordatorios de citas por WhatsApp
Una falta sin avisar no cuesta solo la sesión perdida: cuesta la sesión más el rato que alguien pasó llamando para recordarla. Muchos centros ya mandan recordatorios. Casi ninguno hace nada con el hueco cuando el paciente contesta que no puede venir, y ahí es donde está el dinero.
01Qué hace exactamente
El día antes de cada cita sale un mensaje con el nombre del paciente, el día y la hora, y un enlace para confirmar o cancelar de un toque. Quien confirma queda marcado en la agenda. Quien cancela libera el hueco al instante, con horas de margen por delante en lugar de descubrirse con la sala vacía.
02La parte que casi nadie automatiza: el hueco
En cuanto una cita se cancela, el sistema se la ofrece al primero de tu lista de espera con un enlace para aceptarla. Si no responde en veinticinco minutos, la oferta caduca sola y pasa al siguiente. Sin esa caducidad, un hueco se queda bloqueado esperando a alguien que no va a contestar, que es exactamente lo que ocurre cuando esto se lleva a mano.
03Qué hace falta por parte del centro
- Una cuenta de Meta Business a nombre del centro, con el negocio verificado
- Un número de teléfono que no esté ya dado de alta en la app de WhatsApp
- Las plantillas de mensaje aprobadas por Meta, que preparamos nosotros
- Una lista de espera, aunque sea en papel: sin ella no hay hueco que recuperar
04Si tu agenda no se puede conectar
Lo primero que miramos es si tu programa de gestión deja leer la agenda por API o por exportación. Cuando no permite ninguna de las dos cosas, te lo decimos antes de empezar y se trabaja contra un panel propio donde recepción da de alta las citas. Es menos cómodo, y por eso se dice por delante en lugar de descubrirse a mitad del montaje.
Ejemplo simulado
Una clínica con cuarenta citas a la semana
Hoy
Recepción llama la víspera a quien puede, empezando por la tarde y sin llegar a todos. Los que no cogen el teléfono son justo los que más faltan. Y cuando alguien cancela por la mañana, el hueco de esa tarde se queda vacío porque no da tiempo a llamar a nadie.
Automatizado
Todos reciben el aviso a la misma hora y contestan cuando pueden. Las cancelaciones llegan la tarde anterior en lugar de a la hora de la cita, y cada hueco se ofrece solo hasta que alguien lo coge. Recepción deja de llamar y atiende a quien tiene delante.
Es un ejemplo ilustrativo, no un caso de cliente. No publicamos casos reales hasta tener autorización expresa para hacerlo.
Preguntas
Dudas frecuentes
¿Puedo usar el número de teléfono de siempre de la clínica?
Conviene no hacerlo. Un número solo puede estar en un sitio: o en la app de WhatsApp del móvil, o en la API. Si migras el principal, pierdes el historial de conversaciones y la app deja de funcionar en el teléfono de recepción. Lo habitual es dar de alta un número nuevo dedicado a los avisos, que además se lleva el centro si algún día deja el servicio.
¿Y si el paciente no tiene WhatsApp o no contesta?
El aviso lleva un enlace normal, así que el mismo sistema funciona por SMS o por correo sin cambiar nada por dentro. Para quien no responde por ningún canal, la cita se queda como estaba: sin confirmar y visible en la agenda, para que recepción decida si merece la pena llamar.
¿Qué pasa con los datos de los pacientes?
Son datos de salud, así que va contrato de encargado del tratamiento firmado antes de tocar nada, con plazo de conservación acordado y borrado al terminar el servicio. Solo se guarda lo imprescindible para avisar: nombre, teléfono y hora de la cita. Ni diagnósticos ni historiales.
¿Cuánto se tarda en tenerlo funcionando?
El sistema se monta en un día. Lo que marca el plazo es la verificación del negocio ante Meta, que va de unas horas a varios días y a veces rebota si la dirección del formulario no coincide exactamente con la del documento aportado. Mientras tanto se puede arrancar por SMS y migrar después.
Siguiente paso
¿Te suena de tu empresa?
Cuéntanos el proceso con tus palabras. Te respondemos con las preguntas concretas que hagan falta para entenderlo, y si tiene sentido, con una propuesta cerrada.
- Sin compromiso y sin coste
- Te respondemos con preguntas, no con un catálogo
- Si no lo vemos claro, te lo decimos