Lectura inteligente de documentos y extracción de datos
Muchas empresas no tienen un problema de software: tienen un problema de documentos. La información existe, pero está encerrada en PDF, correos y papeles que alguien tiene que abrir, leer y transcribir para que sirva de algo.
01De documento a dato
El objetivo no es «digitalizar» en el sentido de guardar un PDF en una carpeta, que es lo que ya hace todo el mundo. Es convertir cada documento en campos estructurados que tu sistema entiende y puede cruzar, buscar y sumar.
02Tipos de documento habituales
- Albaranes y partes de trabajo firmados en obra o en taller
- Contratos y anexos, para extraer fechas, importes y vencimientos
- Pedidos de cliente que llegan en PDF o en el cuerpo de un correo
- Formularios en papel escaneados
- Certificados, fichas técnicas y documentación de calidad
03Validación antes de registrar
Todo dato extraído pasa por reglas antes de entrar en tu sistema: formatos de NIF y fecha, rangos de importe razonables, existencia del cliente o del artículo, coherencia entre totales y líneas. Lo que no supera la validación se queda esperando a una persona.
04Dónde acaba la información
En donde te sea útil: tu ERP, tu CRM, una base de datos, una hoja de cálculo compartida o un panel de control. Preferimos que acabe en el sistema que ya usas antes que crear una herramienta más que mantener.
Ejemplo simulado
Partes de trabajo de una empresa de instalaciones
Hoy
Los técnicos rellenan un parte en papel por cada intervención. Al volver, alguien en oficina los teclea para poder facturar. Los partes que se pierden o llegan tarde retrasan la facturación semanas.
Automatizado
El técnico fotografía el parte con el móvil. El sistema lee cliente, fecha, horas, materiales y firma, y crea el registro listo para facturar. Si falta la firma o el cliente no existe, avisa en el momento, cuando el técnico todavía está allí.
Es un ejemplo ilustrativo, no un caso de cliente. No publicamos casos reales hasta tener autorización expresa para hacerlo.
Preguntas
Dudas frecuentes
¿Qué precisión tiene la extracción?
En documentos limpios y de tipos habituales la precisión es muy alta, pero no prometemos un porcentaje concreto porque depende por completo de tus documentos. Lo que sí hacemos es medirla con una muestra real de los tuyos antes de poner nada en producción, y enseñarte el resultado.
¿Hay que revisar todo lo que extrae el sistema?
No, y ese es el objetivo. Se define un umbral de confianza: lo que el sistema extrae con seguridad pasa directo, y lo dudoso va a una cola de revisión. Con el tiempo esa cola se hace más pequeña porque se afinan las reglas.
¿Sirve para documentos manuscritos?
Para escritura clara y campos concretos, sí funciona razonablemente. Para texto manuscrito largo o letra difícil, la fiabilidad baja mucho y no lo recomendamos como flujo automático: en ese caso conviene rediseñar la captura del dato antes que intentar leerlo después.
Siguiente paso
¿Te suena de tu empresa?
Cuéntanos el proceso con tus palabras. Te respondemos con las preguntas concretas que hagan falta para entenderlo, y si tiene sentido, con una propuesta cerrada.
- Sin compromiso y sin coste
- Te respondemos con preguntas, no con un catálogo
- Si no lo vemos claro, te lo decimos