Automatización de procesos en Petrer
En muchas empresas de Petrer no hay departamento de administración: hay una persona. La misma que coge el teléfono, apunta el pedido, prepara el albarán, factura y persigue el cobro. Automatizar aquí no va de sustituir a nadie, va de dejar de depender de que esa persona no se ponga enferma en plena campaña.
01Una nave detrás de otra, y casi todas pequeñas
El casco urbano de Petrer y el de Elda se tocan, pero el tamaño medio de empresa es otro: aquí abundan los talleres y las firmas familiares de segunda y tercera generación, muchas concentradas en Salinetas y en las naves repartidas por el borde del término. Buena parte trabaja como auxiliar del calzado —tacones, plantillas, suelas, adornos, cajas, maquinaria, aparado— sirviendo a fabricantes que están a diez minutos en coche. El resto es comercio, instalaciones y servicios de toda la vida.
02Aquí el pedido entra por WhatsApp
Cuando el cliente está a diez minutos, nadie abre un portal de pedidos: llega un audio, una foto de la muestra o un mensaje con la referencia y los pares. Ese mensaje se apunta en una libreta, después se copia al albarán y a fin de mes se vuelve a repasar para poder facturar. Es rápido y funciona bien hasta el día que hay treinta mensajes sin leer y dos clientes preguntando por lo mismo.
03Trabajo que se repite en cualquier auxiliar
- Pasar a albarán lo que ha llegado por mensaje, por llamada o por correo
- Confirmar plazos y avisar de un retraso antes de que el cliente pregunte
- Saber qué queda pendiente de servir de cada cliente sin repasar la libreta
- Agrupar muchos albaranes pequeños en la factura de fin de mes
- Reclamar cobros vencidos sin que dependa de que alguien se acuerde
- Pedir material al proveedor cuando el consumo lo pide, no cuando ya se ha acabado
04El relevo y lo que nadie escribió nunca
En bastantes empresas de aquí el procedimiento no está escrito en ningún sitio: está en la cabeza de quien lleva veinte años haciéndolo. Cuando entra la siguiente generación o alguien se jubila, eso se nota de golpe. Montar una automatización obliga a poner negro sobre blanco cómo se hace de verdad cada cosa, y ese documento suele acabar valiendo tanto como el automatismo.
Ejemplo simulado
Un taller de tacones y plantillas que sirve a fabricantes vecinos
Hoy
Los pedidos llegan por WhatsApp, por teléfono y algún correo, con la referencia, el número de pares y las tallas. Alguien los pasa a una libreta y, al servir, los vuelve a teclear en el albarán. A fin de mes hay que reconstruir qué se sirvió a cada cliente para poder facturar, y siempre aparece algún albarán traspapelado.
Automatizado
Todo lo que entra —mensaje, correo o llamada anotada— cae en un mismo registro con cliente, referencia y pares. El albarán sale de ahí y la factura de fin de mes se compone con los albaranes del periodo, marcando lo que no cuadre para que alguien lo mire. La persona sigue decidiendo; deja de copiar.
Es un ejemplo ilustrativo, no un caso de cliente. No publicamos casos reales hasta tener autorización expresa para hacerlo.
Preguntas
Dudas frecuentes
Somos ocho en la empresa. ¿Esto no es para compañías más grandes?
Al contrario: cuanto más pequeña es la plantilla, más tareas distintas recaen en la misma persona y más cara sale cualquier ausencia. Lo sensato es empezar por una sola tarea, la más repetitiva de todas, y decidir con el resultado delante si merece la pena seguir.
¿Venís a Petrer o esto se hace todo por videollamada?
Vamos. No tenemos oficina en Petrer —la sede es Elche y es la única que existe—, pero el trayecto es corto y para entender un taller hay que verlo: dónde se apunta el pedido, quién lo pasa a limpio y en qué punto exacto se pierde la información.
Nuestros clientes nos piden las cosas cada uno a su manera. ¿Habría que pedirles que cambien?
No. Pedirle a un fabricante que cambie su forma de pedir es la vía más rápida a que la automatización no arranque nunca. Se trabaja con los canales que ya usan, incluido WhatsApp, y el orden se pone del lado de dentro.
Siguiente paso
¿Te suena de tu empresa?
Cuéntanos el proceso con tus palabras. Te respondemos con las preguntas concretas que hagan falta para entenderlo, y si tiene sentido, con una propuesta cerrada.
- Sin compromiso y sin coste
- Te respondemos con preguntas, no con un catálogo
- Si no lo vemos claro, te lo decimos