Cómo automatizar facturas de proveedores en A3 y Sage

«Trabajamos con A3» o «llevamos Sage» no basta para diseñar nada. Bajo cada marca conviven programas de escritorio instalados en un servidor de la oficina, versiones en la nube y ERP completos, y cada uno admite datos de forma distinta. Antes de hablar de inteligencia artificial hay que saber tres cosas: el nombre exacto del producto y su versión, si está instalado en local o en la nube, y qué módulos tienes contratados, porque algunas vías de importación son módulos aparte.

Con esa información ya se puede decidir si la factura entrará por API, por un fichero de importación o por la herramienta de digitalización del propio fabricante. La lectura del documento es la misma en los tres casos; lo que cambia es el último tramo.

Wolters Kluwer mantiene varias familias de producto y cada una tiene su puerta de entrada.

• a3ECO y a3CON (dentro de a3ASESOR): el camino clásico es el Enlace Contable, un fichero de texto de ancho fijo llamado SUENLACE.DAT con registros para facturas recibidas, emitidas y asientos. Se carga desde las utilidades de importación del programa y deja un fichero de avisos que hay que revisar. Es rígido, pero está documentado y funciona igual en ambos programas.
• a3innuva Contabilidad: al ser un producto en la nube, publica APIs en su portal para desarrolladores (a3developers) con recursos de empresas, plan de cuentas, diario, facturas, clientes y proveedores. Además, su importador (Importia) admite plantillas de Excel para facturas y asientos.
• a3ERP: dispone de una API REST que se instala junto al ERP y permite crear documentos de compra, dar de alta proveedores y consultar maestros. Aquí la factura puede entrar como documento de compra y no solo como asiento, lo que permite cotejarla con pedidos y albaranes.

En Sage el panorama es más heterogéneo y buena parte de las integraciones pasa por su red de distribuidores.

• Sage 50: permite importar datos externos desde ficheros CSV o Excel, asignando cada columna a un campo del programa. Sage publica además un complemento que importa facturas desde Excel generando el asiento contable, aunque no crea el documento de factura. Existe una API, pero su documentación pública es escasa y conviene confirmar el alcance con tu distribuidor.
• Sage 200: incluye plantillas de importación de asientos en Excel con un formato fijo. Para integraciones en tiempo real, la vía es un conector de partner, según el caso: se estudia con tu instalación delante.
• Sage Despachos Connected: su gestor de importaciones admite asientos y libros de facturas emitidas y recibidas desde Excel. Exige que proveedores y cuentas estén bien dados de alta y, según la propia comunidad de Sage, algunas importaciones de libros se configuran a través del distribuidor.

Información pública comprobada en septiembre de 2026. Las versiones cambian: valida siempre con tu distribuidor qué tienes contratado.

Tanto el ecosistema de A3 como el de Sage tienen módulos de digitalización de facturas recibidas, propios o de sus distribuidores, que proponen el asiento a partir del documento. Qué hay disponible depende de la versión y de lo que tengas contratado. Si ya lo tienes o te lo ofrecen, pruébalo antes de contratar nada más.

Suele bastar cuando todas las facturas acaban en un único programa, el volumen es moderado y lo único que necesitas es el asiento. Se queda corto cuando la factura tiene que cruzarse con pedidos o albaranes que viven en otro sistema, cuando una asesoría recibe documentos de muchos clientes por canales distintos (correo, WhatsApp, carpetas compartidas) o cuando hay reglas propias de imputación que el módulo no admite. Es en esos casos donde tiene sentido automatizar la entrada de facturas con un flujo propio que acabe, de todas formas, en tu A3 o tu Sage.

Si quieres ver el razonamiento detrás de cada paso, la página de contabilización automática de facturas explica cómo se tratan los casos dudosos. Y si te preocupa cómo encaja todo esto con la nueva normativa, la guía sobre Verifactu y la factura recibida aclara qué cambia y qué no.

1. 01Recoger: un buzón de correo, una carpeta o un formulario donde caen todas las facturas de proveedor, sin excepciones.
2. 02Leer: extraer proveedor, NIF, número, fecha, bases, tipos de IVA, retención y total, venga el documento en PDF, escaneado, foto o XML.
3. 03Validar: comprobar el NIF, que las bases por tipo cuadren con el total, que la factura no esté ya registrada y que el proveedor exista con su cuenta contable.
4. 04Proponer el asiento: aplicar la cuenta de gasto y el tipo de operación según el proveedor, con las reglas acordadas con quien lleva la contabilidad.
5. 05Entregar a A3 o Sage por la vía disponible: llamada a la API, fichero SUENLACE.DAT o plantilla Excel generada para el importador.
6. 06Revisar excepciones: lo que no cuadra se queda en una cola con el documento y el motivo; nada entra en contabilidad a medias.